GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN
COOMBEL solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. COOMBEL informará al titular de los datos, lo siguiente:
El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten como Titular.
Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.
Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento de los datos.
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
COOMBEL establecerá y dispondrá permanentemente de mecanismos sencillos y ágiles que permitan a los titulares acceder y conocer si sus datos están siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
CONSULTAS
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, COOMBEL garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales COOMBEL garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales, una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
En el evento en que se realice más de una consulta por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos, según corresponda.
Para la atención de consultas de datos personales, la COOMBEL garantiza la habilitación de medios electrónicos u otros que considere pertinentes y la utilización de los servicios de atención al cliente a través de los funcionarios asignados para tal fin.
En cualquier caso independientemente del mecanismo implementado para la atención de las solicitudes de consulta, COOMBEL las atenderá en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo y cuando no fuere posible atenderlas en el plazo estipulado se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, especificando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso será superior a 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección coombel@coombel.coop. Adicionalmente las consultas se podrán efectuar personalmente en las instalaciones de la cooperativa ubicada:
Municipio La Belleza Carrera 3 No 5-36 Celular 3144406000
RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar personalmente en las oficinas de la cooperativa o mediante el envío de un correo electrónico a la dirección coombel@coombel.coop
En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
COOMBEL tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto, COOMBEL tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
COOMBEL tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que COOMBEL considere pertinentes.
COOMBEL podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección coombel@coombel.coop
SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a COOMBEL la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COOMBEL.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello COOMBEL establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.
Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, COOMBEL deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
CONTRATOS
En los contratos laborales, COOMBEL Incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales COOMBEL tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, COOMBEL le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por COOMBEL y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.
TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular.